Coletar a assinatura
Como o signatário recebe o convite, o que ele vê e como a assinatura é registrada.
Quem assina não precisa de conta no Nottun. Ele recebe um link, abre no navegador do próprio aparelho e assina.
O que o signatário recebe
Um convite com um link exclusivo dele. O link identifica a pessoa e o papel em que ela assina, e não serve para outra pessoa.
O que ele vê
O documento da vistoria para leitura antes de assinar, e os termos da assinatura.
Como ele assina
Pelo próprio navegador, confirmando os dados e concluindo a assinatura. Funciona no celular, que é onde a maioria das pessoas abre esse tipo de link.
As páginas do laudo se abrem uma de cada vez, em ordem: cada página recebe a rubrica, e a página onde o bloco de assinaturas foi impresso recebe a assinatura - normalmente a última, mas com muitos signatários o bloco pode cair numa página própria antes do fim. Nesse caso a assinatura é dada ali e as páginas seguintes ainda recebem a rubrica; o documento só fica completo com todas as páginas rubricadas e a assinatura posta.
O termo que ele lê antes de assinar
Antes de concluir, o signatário abre o Termo de Uso e Política de Assinatura Eletrônica, rola o texto até o fim e confirma que leu. Só depois disso a assinatura é liberada - o botão de concluir nem aparece enquanto o termo não foi lido até o final.
Essa confirmação é a prova de ciência: o texto exato e a versão que ele leu ficam guardados junto da assinatura, então o que ele aceitou continua legível mesmo que o termo mude depois.
Conferências que o locatário responde
Quando o laudo tem itens com conferência Sim/Não, o signatário que assina como locatário responde cada uma delas no próprio documento: na coluna Conferência de cada item, ele marca a caixa Sim ou a caixa Não, e o X aparece no laudo antes de concluir. A resposta é dele: nem o vistoriador no aplicativo nem quem valida no painel respondem por ele. No laudo sai a caixa marcada; quem marcou, em que papel e a que horas fica registrado na validação pública do documento.
Não dá para assinar deixando uma conferência sem resposta: a página avisa e só libera a conclusão com todas respondidas.
Os demais signatários - locador, vistoriador, testemunha - não respondem as conferências. Eles leem a escolha do locatário no próprio documento.
O que fica registrado
- A identificação do signatário.
- O papel em que ele assinou.
- A versão do termo de assinatura eletrônica que ele leu e confirmou.
- As conferências que ele respondeu e a resposta dada a cada uma.
- A data e a hora.
- Os elementos técnicos que permitem verificar depois que aquele documento é aquele mesmo.
Depois que todos assinam
A vistoria é finalizada e passa a Disponível. O laudo assinado é gerado com as assinaturas registradas.
Se o convite não chega
Reenvie o convite pelo painel, na vistoria, no acompanhamento das assinaturas. O reenvio fica disponível na parte cuja vez é agora, e só enquanto a vistoria está de fato coletando assinaturas.
Se o e-mail não chega, confira o endereço cadastrado e a caixa de spam do destinatário, nessa ordem.
Se o link expirou
O que existe nesse caso é refazer o convite: no acompanhamento das assinaturas, a parte da vez com convite expirado oferece a ação de refazer. Ela emite um convite novo, com link novo e prazo novo, e envia na hora.
O convite antigo continua registrado como expirado - o histórico não é apagado, ele só deixa de ser o convite válido.
Se o processo foi cancelado e você quer recomeçar
Cancelar o processo devolve a vistoria para Pendente de validação. Ao aprovar a validação de novo, o processo de assinaturas recomeça do zero: cada parte recebe um convite novo, começando pela primeira da ordem.
Quando a vistoria volta para validação com convites ainda em aberto (por exemplo, quando a equipe da Nottun devolve o laudo a pedido seu), aprovar de novo mantém o convite de quem continua com os mesmos dados. A parte cujo e-mail ou nome você corrigiu recebe um convite novo no endereço atual, e o convite anterior é cancelado: o link antigo deixa de abrir para assinatura. Corrigir só o documento mantém o convite, porque a página de assinatura e o comprovante já leem o documento atual - a não ser que, com o documento novo, a assinatura guardada daquela pessoa seja outra; aí o convite também é refeito.
Parte sem e-mail cadastrado
Uma parte sem e-mail não participa da assinatura digital: não há para onde enviar o convite. Ela continua listada na vistoria, e o acompanhamento avisa quando isso acontece.
Para incluí-la, cadastre o e-mail antes de iniciar o processo.